কর্মক্ষেত্রে এবং বাইরে উভয় ক্ষেত্রেই ইমেল যোগাযোগের সবচেয়ে বহুল ব্যবহৃত মাধ্যম হয়ে উঠেছে। এর গতি এবং দক্ষতার কারণে, আপনার কোম্পানি আপনার ভূমিকা বা শিল্প যাই হোক না কেন, কিছু ক্ষমতায় যোগাযোগের এই ফর্মের উপর নির্ভর করে। এই সমস্ত মানদণ্ড পূরণ করে এমন একটি ইমেল কীভাবে লিখতে হয় তা শিখতে অনুশীলন করতে পারে। এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে কার্যকর এবং পেশাদার ইমেল লিখতে সাহায্য করার জন্য টিপস এবং সর্বোত্তম অনুশীলন প্রদান করি।
একটি পেশাদারী ইমেল কি?
Also Read: কিভাবে নিখুঁত ইউএসএ ফরম্যাটের RESUME লিখবেন?
একটি ভালভাবে তৈরি পেশাদার ইমেল প্রাপককে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ, স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং কার্যকরী বার্তা প্রদান করে। এটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য নথিভুক্ত করার একটি দুর্দান্ত উপায় হতে পারে যা আপনি পরবর্তী তারিখে উল্লেখ করতে পারেন। বিভিন্ন কারণে আপনাকে একটি পেশাদার ইমেল পাঠাতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে একটি গুরুত্বপূর্ণ মিটিং, তথ্য বিনিময়, একটি গুরুত্বপূর্ণ আপডেট রিলে বা পরিচয়পত্র পাঠাতে হতে পারে।
পেশাদার ইমেল লেখার জন্য 6টি ধাপ অনুসরণ করুন
আপনার পেশাদার ইমেল লেখার আগে, আপনাকে কয়েকটি বিষয় বিবেচনা করতে হবে। আপনার পেশাদার ইমেল শুরু করার আগে এই ছয়টি ধাপ পড়ুন:
- আপনার লক্ষ্য চিহ্নিত করুন
- আপনার শ্রোতা বিবেচনা করুন
- এটা সংক্ষিপ্ত রাখুন
- কোন ত্রুটি জন্য আপনার ইমেল প্রুফরিড.
- সঠিক শব্দ ব্যবহার করুন
- ফলো আপ মনে রাখবেন
আপনার লক্ষ্য চিহ্নিত করুন
আপনি একটি ইমেল লেখার আগে, প্রাপক এটি পড়ার পরে আপনি কি করতে চান তা নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন। একটি লক্ষ্য চিহ্নিত করা বা কল টু অ্যাকশন আপনাকে একটি সহজবোধ্য ইমেল লিখতে দেয় যা প্রাপকের পক্ষে বোঝা সহজ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি প্রাপককে পূর্ববর্তী বৈঠকের উপর ভিত্তি করে একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে চান, তাহলে প্রতিবেদনে আপনার কী তথ্য প্রয়োজন, কেন আপনার এটি প্রয়োজন এবং কখন আপনার প্রয়োজন তা তাদের জানান।
Also Read: মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে সাধারণ শ্রমের চাকরির জন্য আবেদন করুন
আপনার শ্রোতা বিবেচনা করুন
আপনি যখন একটি ইমেল রচনা করেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার টোন আপনার READER দের সাথে মেলে। এমন কিছু সময় আছে যখন আপনার আনুষ্ঠানিক হওয়া উচিত এবং অন্যান্য অনুষ্ঠানে যখন আপনি কিছুটা কম আনুষ্ঠানিক হতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি এমন কোনও ব্যবসায়িক নির্বাহীকে ইমেল করেন যার সাথে আপনি কখনও দেখা করেননি, ইমেলটি আনুষ্ঠানিক এবং পেশাদার রাখুন। আপনি যদি এমন একজন সহকর্মীকে ইমেল করেন যার সাথে আপনার ভাল সম্পর্ক আছে, আপনি কম আনুষ্ঠানিক, আরও বন্ধুত্বপূর্ণ পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন।
এটি সংক্ষিপ্ত এবং সরল রাখুন
অনেক ব্যবসায়িক যোগাযোগের মতো, আপনার নিশ্চিত হওয়া উচিত যে আপনি আপনার বার্তাটি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্তভাবে প্রকাশ করেছেন। মূল তথ্য রেখে যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত করুন যাতে প্রাপক দ্রুত এটি পড়তে পারে। আপনার ইমেল সম্পাদনা করার সময়, আপনি যে বিষয়ে সম্বোধন করছেন তার সাথে অপ্রাসঙ্গিক যেকোন তথ্য বের করে নিন। ভরাট শব্দ এবং বহিরাগত তথ্য সরিয়ে ছোট, সহজ বাক্য ব্যবহার করা নিশ্চিত করুন।
আপনার ইমেল প্রুফরিড করুন
পাঠানোর আগে আপনার ইমেল সম্পাদনা এবং পর্যালোচনা করা নিশ্চিত করে যে এটি যতটা সম্ভব পেশাদার। আপনি একটি ইমেল পাঠানোর আগে, কোনো বানান, ব্যাকরণ বা সিনট্যাক্স ত্রুটি পরীক্ষা করার জন্য একটু সময় নিন। আপনি আপনার বার্তায় উল্লেখ করেছেন এমন কোনো সংযুক্তি আপনি অন্তর্ভুক্ত করেছেন কিনা তা পরীক্ষা করতে ভুলবেন না। আপনি যদি একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পাঠান, যেমন একটি সাক্ষাত্কারের অনুরোধের প্রতিক্রিয়া, এটি একটি বিশ্বস্ত বন্ধু বা পরিবারের সদস্যদের পড়ার জন্য সহায়ক হতে পারে। তারা নিশ্চিত করতে পারে যে আপনার ইমেল ভালভাবে প্রবাহিত হচ্ছে এবং পড়া সহজ।
সঠিক শব্দ ব্যবহার করুন
একটি ইমেলে যথাযথ শিষ্টাচার মানে সাধারণত বন্ধুত্বপূর্ণ স্বর ব্যবহার করা, বিনয়ী হওয়া এবং শেষে একটি অভিবাদন এবং স্বাক্ষর সহ। একটি ইমেল পাঠানোর সময়, আপনি এটি পাঠানোর সময় মনোযোগ দিন। যদি ব্যক্তিটি একটি ভিন্ন টাইম জোনে থাকে, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি তাকে ঘন্টার পর ঘন্টা কিছু করার জন্য বলছেন না। জরুরী অবস্থা না হলে সহকর্মী বা সহকর্মীদের ঘন্টার পর ঘন্টা কিছু করতে বলে ইমেল না করা সঠিক শিষ্টাচার।
Also Read: ইউএসএ ইমিগ্রেশন 2022 এ কয়েকটি বড় পরিবর্তন
ফলো আপ মনে রাখবেন
অনেক পেশাদার প্রতিদিন কয়েক ডজন ইমেল পান। আপনি যখন একটি ইমেল পাঠান, একটি ছোট বিষয় লাইন ব্যবহার করুন যা স্পষ্টভাবে আপনার বার্তার উদ্দেশ্য বর্ণনা করে। কখনও কখনও, প্রাপক এখনও তাদের ইনবক্সে আপনার বার্তা লক্ষ্য করতে পারে না। আপনি যদি এক বা দুই দিন পরে একটি প্রতিক্রিয়া না পান তবে আপনি একটি ফলো-আপ ইমেল পাঠাতে পারেন৷
প্রাপকের ইনবক্সের শীর্ষে রাখার জন্য আপনি ইতিমধ্যে যে ইমেলটি পাঠিয়েছেন তার উত্তর দিন। আপনি একটি নতুন থ্রেডে একটি ইমেলও পাঠাতে পারেন, তবে আপনাকে আপনার আসল বার্তা থেকে তথ্য যোগ করতে হবে।
একটি PROFESSIONAL ইমেলের জন্য সঠিক FORMAT
একটি পেশাদারী ইমেল লিখতে, আপনি সঠিক বিন্যাস অনুসরণ করা উচিত. একটি ইমেল ফর্ম্যাট করার সময় এখানে পাঁচটি আইটেম আপনার অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- বিষয় লাইন
- স্বাগতম লাইন
- MAIN BODY
- CLOSING
- স্বাক্ষর
- ATTACHMENTS
বিষয় লাইন
এটি একটি সংক্ষিপ্ত বাক্যাংশ যা আপনার বার্তার কারণ বা আপনার যোগাযোগের লক্ষ্যকে সংক্ষিপ্ত করে। একটি পেশাদার ইমেল পাঠানোর সময় একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ যাতে আপনার শ্রোতারা ঠিক কী আশা করতে পারে তা জানে এবং প্রয়োজনে সহজেই বার্তাটি সনাক্ত করতে পারে।
স্বাগতম লাইন
অভিবাদন হল আপনার ইমেলের শুরুতে WELCOMING MESSAGE। একটি অভিবাদন গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি ইমেলকে ব্যক্তিগতকৃত করে।
MAIN BODY
ইমেলের মূল অংশে আপনার সম্পূর্ণ বার্তা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার বার্তা এবং অনুরোধের উপর নির্ভর করে বডি বেশ কয়েকটি অনুচ্ছেদ বা কয়েকটি লাইন করতে পারে। মনে রাখবেন যে ছোট ইমেলগুলি সাধারণত ব্যস্ত কর্মক্ষেত্রে ভাল। আপনার বার্তাটি পরিষ্কার করুন এবং পড়তে সহজ।
CLOSING
এটি আপনার স্বাক্ষরের আগে আপনার ইমেলের শেষ লাইন যা বার্তাটির সংক্ষিপ্তসার করা উচিত। আপনার বার্তার মূল অংশে আপনি যে কোনো অনুরোধ করেছেন তা পুনরাবৃত্তি করুন।
Also Read: বিদেশীদের জন্য মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে 5 উপায়ে কাজ করুন
স্বাক্ষর
স্বাক্ষর হল যেখানে আপনি নাম, শিরোনাম এবং আপনার যোগাযোগের সাথে প্রাসঙ্গিক অন্য যেকোন তথ্য দ্বারা নিজেকে শনাক্ত করেন। বেশিরভাগ ইমেল প্রোগ্রাম আপনাকে একটি নির্দিষ্ট স্বাক্ষর সেট করার অনুমতি দেয় যা আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেলের শেষে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়।
ATTACHMENTS ভুলবেন না
একটি চাকরি অনুসন্ধান ইমেল পাঠানোর সাথে প্রায়ই ফাইল সংযুক্ত করা, একটি জীবনবৃত্তান্ত, পোর্টফোলিও বা অন্যান্য নমুনা কাজ জড়িত। “SEND” বোতামে আঘাত করার আগে আপনি আপনার ইমেলে উল্লিখিত সমস্ত ফাইল সংযুক্ত করেছেন কিনা তা দুবার চেক করতে ভুলবেন না।
পেশাদার ইমেলের উদাহরণ
একটি নতুন পরিচিতি বা ব্যক্তিকে বা কোম্পানিতে ইমেল করুন এইভাবে
Subject line: [Company’s Name] New [Job Title] – [Your Name]
Dear Mr./Mrs./Dr. [Last Name],
My name is [Your Name], and I am a [insert job title and any personal connections to the company]. I am reaching out to you to communicate my interest in the [insert job position]. I became aware of this by [insert research or prior knowledge of the company].
I am confident that my qualifications and experiences are a great match for this position. Specifically, I have [insert one to two highly relevant accomplishments not mentioned in the cover letter]. Attached to this email for your review are my [insert specific documents, typically cover letter and resume].
Please let me know if you are available to [insert specific ask and time frame]. My name and contact information are below for your convenience.
Thank you in advance for your consideration. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
[Phone number]
[Email address]
একটি সাক্ষাত্কারে ইমেলকে কীভাবে REPLY করবেন
Subject line: Interview Follow Up – [Your Name]
Dear Mr./Mrs./Dr [Last Name],
I want to thank you for your time on [insert interview date]. It was a pleasure meeting you and learning more about the [insert job title] position at [insert company name]. Our conversation solidified my sincere interest in this opportunity, and my confidence that my prior skills and experiences are a great fit for your needs.
Please reach out if there is any additional information I can share to help you make your decision at this time.
I look forward to hearing from you.
Warm Regards,
[Name][Phone number}
[Email address]
পেশাদার ইমেলের বিনামূল্যের নমুনা ডাউনলোড করতে এখানে ক্লিক করুন
একটি পেশাদার ইমেলের বিনামূল্যের নমুনাটি ডাউনলোড করতে, অনুগ্রহ করে নীচের লিঙ্কটি অনুসরণ করুন৷
